Die passende Unternehmensform hängt nicht nur von steuerlichen Fragen ab. Entscheidend sind vor allem Haftung, Kapitalbedarf, Anzahl der Gründer, Geschäftsrisiko, Außenwirkung, Finanzierung, Verwaltungsaufwand und langfristige Planung.
Ein Einzelunternehmen ist einfach zu gründen und verursacht zunächst wenig formalen Aufwand. Der Nachteil liegt in der persönlichen Haftung mit dem privaten Vermögen. Eine GbR kann bei mehreren Gründerinnen und Gründern geeignet sein, ist aber ebenfalls mit persönlicher Haftung verbunden. Eine UG oder GmbH bietet grundsätzlich eine Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen, verlangt aber mehr Formalitäten, Buchführung, Registereintragung und laufende Organisation.
Eine GmbH ist häufig sinnvoll, wenn das Unternehmen professionell am Markt auftreten, Risiken begrenzen, Mitarbeiter beschäftigen, Investitionen tätigen oder langfristig wachsen soll. Eine UG kann ein Einstieg sein, wenn das Stammkapital für eine GmbH noch nicht vorhanden ist. Bei größeren Vermögen, Familienunternehmen oder Nachfolgefragen können auch Holding-Strukturen, GmbH & Co. KG oder Stiftungslösungen zu prüfen sein.
Die IHK Köln weist zu Recht darauf hin, dass die Wahl der Rechtsform persönliche, finanzielle, steuerliche und rechtliche Folgen hat; eine „optimale“ Rechtsform für alle Fälle gibt es nicht. Das BMWK nennt als zentrale Unterscheidungskriterien unter anderem Haftung, Mindestkapital, Gründerzahl und Register-/Notarpflichten.